Contract Lifecycle Management (CLM)
Conpre
Planeación, Contract Lifecycle Management (CLM) y control de la ejecución presupuestal para entidades de gobierno.
Programación presupuestal
- Gestión del anteproyecto PAA
- Gestión del proyecto PAA
- Gestión de modificaciones al proyecto PAA
Precontractual
- EPC– Estructuración del proceso contractual
- GEM– Gestión de estudios de mercado
- SEO– Selección de oferente
Contractual
- Gestión de minutas
- Firma de proveedores
- Firma de entidades
- Trazabilidad y control
- Creación de cuentas de proveedor
Ejecución
- Verificación de avance y cumplimiento
- Pagos
- Novedades:
Incumplimientos, sanciones y modificaciones.
Nuestra oferta:
La solución de software de gestión presupuestal y software de gestión contractual CONPRE que ofrece Gattaca para las entidades de gobierno en sus áreas de planeación, contratos y compras, se compone de cuatro grandes bloques que pueden ser usados de forma independiente, y usadas en conjunto orquestan y digitaliza de principio a fin el ciclo de los procesos de la programación y ejecución presupuestal de una entidad, permitiendo contar con un trazabilidad, visibilidad, y por supuesto control sobre la ejecución del presupuesto, logrando habilitar de forma fácil a la entidad controlar su plan de acción y presupuesto, evidenciar los entregables correspondientes a la ejecución del presupuesto y Transparencia en los procesos de contratación.
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Programación
Presupuestal
Incorpora todas las acciones, tareas, registros y ciclos de aprobación qué se requieren para contar con un presupuesto aprobado por el Ministerio de hacienda y que se pueden ejecutar en una vigencia presupuestal futura.
permite a cada área al interior de la organización, proponer con base en sus necesidades rubros presupuestales, y que componen su plan de adquisiciones. El software de gestión presupuestal CONPRE permite consolidar automáticamente el plan de adquisición de toda la entidad. Normalmente el anteproyecto tiene la complejidad de consolidar todas las necesidades al interior de la entidad a tiempo, gestión que típicamente se lleva en documentos en papel, correos electrónicos, archivos compartidos y otros de manera desarticulada. CONPRE permite a los usuarios autorizados generar la solicitud presupuestal teniendo en cuenta los rubros presupuestales de la entidad de una forma estructurada. CONPRE permite consolidar y tener tableros de control que hacen eficientes los comités de planeación y compras para su discusión y aprobación.
Una vez surtida la gestión del anteproyecto, el software de gestión presupuestal CONPRE permite refinar las necesidades de las áreas, quienes, podrán confirmar las necesidades expresadas en su anteproyecto, permitiendo los ajustes a los montos solicitados, y habilitando la consolidación de dichos ajustes al proyecto. De esa forma, las áreas podrán ver el presupuesto por área y para toda la organización, y podrán proceder con aprobaciones al contar en detalle con la información presupuestal. Finalmente, mediante integración con SIIF del ministerio de hacienda, CONPRE permite la interoperabilidad con el Ministerio de Hacienda para su radicación y aprobación.
Ventajas:
- Ahorro en tiempo de ciclos de revisión.
- Eliminación del riesgo de programar el presupuesto sobrepasando la cuota presupuestal asignada a la dependencia.
- Asegurar que los presupuestos aprobados se ejecuten.
- Consistencia en la información ingresada en las fases de anteproyecto y proyecto.
- Conserva el costo de las líneas que se programaron en vigencias anteriores, controlando que el presupuesto total no exceda el valor de los contratos.
- Reducción en la probabilidad de pérdida de datos y problemas en la fidelidad de la información.
CONPRE permite hacer modificaciones al presupuesto del año de manera controlada, tanto en cuotas presupuestales generales, como de cada área, durante el año de su ejecución. Normalmente, después de contar con proyectos de presupuesto aprobados, es común que se den situaciones como traslados presupuestales, adiciones, etc, que al igual que en las fases de anteproyecto y proyecto son de mucho impacto en términos de riesgo, control y administración, por lo cual CONPRE habilita hacer los procesos relacionados a las modificaciones, y permite asegurar que las cuotas para las áreas se mantengan bajo control.
Ventajas:
Control del presupuesto sobre las modificaciones realizadas.
Eliminación del riesgo de realizar modificaciones por encima de la cuota presupuestal asignada a la dependencia.
Asegurar que las modificaciones que se requieran sean aprobadas en los tiempos requeridos por el proceso.
Reducción en la probabilidad de pérdida de datos y problemas en la fidelidad de la información.
Trazabilidad del proceso lo cual facilita procesos de auditoría.
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Gestión
Precontractual
Se encarga de la distribución de cada una de las líneas de adquisición definidas en el proyecto de presupuesto aprobado, para la estructuración y selección objetiva de un proveedor.
Este proceso contempla entre otros los siguientes aspectos en los pasos de la gestión precontractual:
Expedición de los documentos de certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y Certificados de Reserva Presupuestal (CRP).
Nombrar el comité estructurado del proyecto y estructuración del proceso contractual con el fin de generar trazabilidad para la estructuración técnica.
Realizar el seguimiento y la trazabilidad de la elaboración de la estructuración técnica, económica y jurídica del proceso contractual.
Gestión de estudios de mercado, con el objetivo de lograr enfocar el público objetivo y sus necesidades.
Consolidación de la estructuración y gestión de la aprobación de la estructuración de cada línea de adquisición.
Selección del proveedor con la oferta más favorable según las necesidades y la adjudicación del contrato
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Gestión
Contracual
En esta fase, el software de gestión contractual CONPRE, se toma como base la definición de un proveedor y el proceso se encarga de la gestión de la formalización del contrato, garantizando las condiciones para su perfeccionamiento, con funcionalidades propias de un CLM especializado para entidades de gobierno.
El software de gestión de contratos CONPRE, facilita la elaboración de la minuta y clausulado de los contratos, a partir de la decisión final del proveedor correspondiente. A manera de CLM gestiona la firma del proveedor y las firmas de la entidad, de tal forma que además de contar con trazabilidad en el sistema estatal de compras (SECOP) la entidad cuenta con la trazabilidad y control de la ejecución del proceso.
Al interior de la entidad, el software de Gestión de contratos CONPRE, realiza la creación de cuentas de proveedor, en paralelo a la Revisión y aprobación de las garantías por las personas y áreas de la entidad responsables de estos procesos. Adicionalmente controla la secuencia y oportunidad para la Expedición de Certificados de Reserva Presupuestal (CRP) y el eventual cargue del contrato perfeccionado en SECOP.
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Ejecución de
Contratos
Ayuda a las entidades durante el ciclo de vida de cada contrato firmado y legalizado, facilitando la gestión de los Informes de supervisión, habilitando el acceso oportuno a información sobre la trazabilidad, así como alarmas y alertas tempranas sobre la ejecución de tareas de supervisión.
En el frente de la Gestión de Garantías, el software de gestión avisa de forma oportuna sobre la proximidad al vencimiento de las pólizas asociadas a un contrato, y alerta sobre el vencimiento
Facilita la gestión interna de aprobación de pagos relacionados con un contrato, informando de forma oportuna el cumplimiento de los hitos comprometidos en cada caso, y habilitando la validación oportuna de aprobaciones necesarias.
Facilita la ejecución de los pasos relacionados con el Registro y gestión de incumplimientos, dando alerta a los responsables del seguimiento del contrato, y habilitando el registro de los informes asociados al incumplimiento de forma oportuna.
Finalmente, guía y registra la información de las áreas involucradas para la gestión de la liquidación de contrato.