Proceso
Planes de Mejoramiento

Contraloría General de la República

Briefing

La Contraloría General de la República (CGR) debe auditar a más de 500 entidades públicas, así como también a cualquier organización que haga uso de los recursos del Estado. Estos recursos emergen del Sistema General de Regalías, el Sistema General de Participaciones y Recursos Públicos. La función principal de este ejercicio de auditoría es realizar un seguimiento para garantizar que estas entidades hagan un adecuado manejo de estos recursos. Para esto, a partir de la auditoría la CGR le entrega a cada entidad un conjunto de hallazgos, los cuales deben ser subsanados a través de un Plan de Mejoramiento.

Como se puede ver, la CGR debe auditar cerca de 500 entidades públicas, y al contar el grupo de las demás organizaciones que emplean recursos del Estado, la cifra aumenta a más de 3000 sujetos de control, lo que indica una gestión de un volumen significativo de información. Aunado a esto, la CGR mostró la necesidad de mejorar su proceso a nivel de estandarización y trazabilidad de la información, así como también en la definición de indicadores de desempeño. Esta necesidad de una transformación digital dio apertura a la implementación de una plataforma eficiente para la gestión del plan de mejoramiento.

La implementación de este proyecto se llevó a cabo a partir del año 2020 y gracias a esto se logró aumentar la estandarización y trazabilidad, y fue posible un mejor seguimiento del desempeño del proceso gracias a los indicadores presentes en esta herramienta. Además, el control de la información para ese cuantioso número de entidades se hizo mucho más sencillo, puesto que los informes de cada una de las entidades públicas al estar estandarizados ahora cuentan con una mejor calidad de datos que facilita la gestión de la información desde la base de datos.
 
Para la transformación digital se implementó una plataforma creada a través de Bizagi que se fundamenta en 3 fases: Primeramente, la Creación de usuarios y captura de fecha de notificación, que permite asociar un usuario representante a cada sujeto de control para realizar las actividades del proceso, también se fija la fecha para presentar el plan de mejoramiento. Como segunda fase la Suscripción del plan de mejoramiento, donde hay una actividad para ver la información de la auditoría incluyendo los Hallazgos a los cuales deberá asociar Causas y plantear Acciones para subsanarlos. Y como punto final, la fase de Ejecución y seguimiento del plan de mejoramiento que incluye el reporte de las acciones para cada hallazgo para que posteriormente se evalúe si lograron subsanarse los hallazgos encontrados a partir de la auditoría.

 

 

De modo complementario, vale la pena mencionar que además del diseño del proceso digital que optimizó el funcionamiento del plan de mejoramiento y la automatización de este, otro beneficio es la capacitación hacia la Contraloría General de la República para hacer uso de la herramienta y que sea un insumo para el ejercicio de auditoría. Queda como reto que la CGR siga haciendo el mejor uso de la plataforma para continuar auditando un volumen de entidades públicas cada vez mayor.

estandarizacion

Estandarización del proceso de suscripción y ejecución de planes de mejoramiento, y de la información

plazo

Control de los plazos máximos del proceso establecidos por la ley

Trazabilidad 1

Trazabilidad completa del proceso

calidad

Mejor calidad de la información y disponibilidad para descargarla para hacer los informes

avance

Imagen en tiempo real del avance de los planes de mejoramiento de las diferentes entidades

disponibilidad

Acceso de las entidades (sujetos de control) a la herramienta 24/7

Accesibilidad

Accesibilidad a la plataforma desde cualquier parte del país

Correo

Posibilidad de requerir y gestionar prórrogas para la suscripción

Diseño de procesos digitales

Bizagi business process automation

Capacitación y transferencia de conocimiento